Nyheter från projektet Augusti 2018
Tack för det fantastiska samarbetet!

Den 21 augusti höll vi projektets slutkonferens. Det blev en ”Grand finale” med en mix av projektresultat och framåtsyftande diskussioner. Vi var 130 personer på plats, och de flesta hade på olika sätt varit delaktiga i projektarbetet. Det blev ett riktigt fint sätt att knyta ihop vårt projekt på.
 
Det är svårt att förstå att tre spännande projektår är avklarade nu. Allt har gått i ett fantastiskt tempo, och det har uträttats enormt mycket i projektet. Det är tur att vi hela tiden måste göra obligatoriska redovisningar till Interreg, för annars skulle det vara nästan omöjligt att hålla reda på alla resultat som har uppnåtts.
 
Hur kan vi sammanfatta dessa projektår?
 
  • Vi har nått alla mål i projektet – och mer därtill. Den ambitiösa satsningen på 176 forskarexperiment har blivit otroliga 194 stycken!
  • Det har funnits enormt mycket energi, entusiasm och motivation i projektets alla delar.
  • Det har skapats många värdefulla samarbeten och nätverk, och projektledningen favorituttryck ”1+1=3” ger en bild av de resultat som nåtts när olika styrkeområden korsbefruktats.
  • Projektet har skapat en plattform för gränsregionala och nationella diskussioner om ESS och MAX IV.
  • Projektet har fått mycket uppmärksamhet på många olika arenor; regionalt, nationellt, internationellt och på EU-nivå.
  • Vi har byggt upp en grund för fortsatt samarbete – både med och utan nya projekt.
 
Listan skulle kunna bli riktigt lång. Fler tankar från oss i projektledningen kan ni läsa i intervjun här i nyhetsbrevet. Ni kan också läsa mer om slutkonferensen, sommarskolor och workshops, och dessutom en avslutande intervju i serien med unga forskare som gjort 6-månadersexperiment.
 
Vi i projektledningen vill uttrycka ett mycket stort tack till alla dedikerade, kunniga och intressanta personer som vi fått samarbeta med i projektet. Det är i vårt gemensamma arbete som de fina resultaten har uppnåtts. Vi är imponerade och glada över alla goda krafter, och vi kommer att bära med oss denna fina ”projektanda” långt efter att projektet slutredovisats.
 
Med hopp om att vi ses i alla möjliga sammanhang i framtiden!
 
Bästa hälsningar från oss i projektledningen
/Eskil, Jakob, Kristina, Anna och Louise

Slutkonferencen – resultat och framtidsdiskussioner

Til afmærkning af afslutningen på det store, treårige Interreg projekt: ESS & MAX IV: Cross border science and society blev der afholdt en vellykket Slutkonference den 21. august, hvor projektets resultater, synergier og de fremadrettede målsætninger blev fremlagt og drøftet.

På konference hørtes mange klapsalver og rosende ord både til de resultater, som projektet har opnået, til alle projektets deltagere, og ikke mindst til projektledelsen der har sikret fremdrift, og at projektet har nået dets mål og mere til.

For nogen var slutkonferencen også en smule vemodig, da projektet ikke kun har skabt gode resultater med også gode og nære samarbejdsrelationer på tværs af Sundet.

 
Projektet har sat Greater Copenhagen regionen på kortet
Slutkonferencen blev åbnet af moderatoren Trine Grönlund, der inviterede Mätta Ivarsson fra Region Skåne og Lars Gaardhøj fra Region Hovedstaden op på scenen til at fortælle om vigtigheden af projektet ud fra et regionalt vækst- og udviklingsperspektiv. Mätta Ivarsson pegede på, at ESS og MAX IV har sat Greater Copenhagen regionen på verdenskortet og at projektet har handlet om mere end forskning; det har også handlet om at få opbygget et netværk på tværs af sundet, hvilket projektet virkelig er lykkedes med.

Lars Gaardhøj støttede op om Mättas synspunkter, og uddybede: ”Projektet har givet en oplagt mulighed for at samarbejde på tværs af sundet og med Norge både om forskning og alt det, der ligger rundt om anlæggende – for vi kan noget mere i fællesskab, og det skal vi altså udnytte, og her gælder det om at involvere både universiteterne og virksomhederne for at opnå de bedste resultater”.
 
Et succesfuldt interreg projekt
Som introduktion til de fem arbejdspakker og det strategiske arbejde omkring Interreg-projektet, blev der vist seks små film, der kortfattet skitserede formålet og de opnåede resultater for hvert delprojekt. Efter hver film blev der holdt en kort oplæg, hvor bl.a. nødvendige fremadrettede satsninger og indsatsområder blev påpeget for at det nuværende momentum og synergier, som projektet har skabt, ikke går tabt. I forlængelse heraf udtalte Jimmy Binderup Andersen fra LINX, at:
“Det er ærgerligt at projektet slutter, for det har virkelig skabt momentum og en opmærksomhed”.

I oplæggene blev der særligt peget på, at samarbejdet på tværs af sundet har bidraget med noget helt særligt i form af videndeling, sparring og endda bedre resultater, hvorfor der skal lægges endnu flere kræfter i, at Greater Copenhagen kommer til at fungere som en integreret region. Arne Jensen fra DTU sagde bl.a.:
”Projektet er første eksempel på at bigscience.dk og bigscience.se – som egentlig er konkurrenter – har arbejdet sammen. Og projektet har netop vist, at det kan betale sig at samarbejde på tvær af landegrænsen, og at man kan opnå endnu bedre resultater herved”.
 

Projektlederen Eskil Mårtensson gav også sit bud på årsagerne til projektets gode resultater:
”I projektet har vi arbejdet med noget, som ikke blot ’kunne gøres’, men som alle syntes, var ’nødvendigt at gøre’, hvilket har afspejlet sig i det store engagement, projektet har mødt fra alle sider. Vi har lært utrolig meget af at samarbejde på tværs af sundet, og der er blevet skabt en helhed, som er større end enkeltdelene hver for sig – hvor 1+1 ikke er blevet 2 men hele 3”.

Senere på konferencen blev Eskils perspektiv understøttet af styregruppens ordfører Daniel Persson, fra Region Skåne, der sagde:
Projektet er et billede på, hvad det netop handler om; at når vi sparrer med hinanden på tværs af Sundet, så skabes der noget større og bedre end enkeltdelene hver for sig, og jeg er af den overbevisning at mange ting, kommer til at leve videre efter projektet”.
 
Perspektiver fra direktørerne på ESS og MAX IV
Som oplægsholdere på konferencen sås bl.a. direktørerne på ESS og MAX IV, John Womersley og Christoph Quitmann, der gav hver deres perspektiv på, hvilke muligheder og udfordringer de to forskningsanlæg står overover. John Womersley fremhævede i sit oplæg, at interreg projektet har gjort et betydningsfuldt stykke arbejde for ESS og MAX IV, både med at skabe øget fokus på anlæggene, men også med at træne og opkvalificere potentielle fremtidige brugere af forskningsanlæggene:
“The biggest outcome of the projects for us is the awareness the project has created of the facilities, and why is it necessary to make this a success. Also, the training of the potential user community which the interreg project has initiated is of extreme importance to the facilities”.

I forlængelse heraf pegede Christoph Quitmann på, at interreg projeket har haft stor betydning for udbygningen af netværket og samarbejdet blandt forskere, der anvender neutron og røntgenteknikker og ikke mindst for den investering, som MAX IV fornyelig har modtaget fra NovoNordisk til etablering af en by beamline: “The interreg project has definitely been of great importance to the network, collaboration among neutron- and x-ray scattering scientists and especially the investments which we have received, e.g. Novo Nordisk investment in a beamline at MAX IV”.

Projektet slutter men arbejdet fortsætter
Et bredere perspektiv på projektet og udviklingen omkring de to forskningsanlæg blev præsenteret ved repræsentanter fra det europæiske- og nationale niveau og fra erhvervslivet.  På debatterne sås bl.a. rektorer og viserektorer fra universitet i København og Lund, repræsentanter fra det ministerielle niveau i Danmark og Sverige og fra Norges Forskningsråd, samt repræsentanter fra det københavnske og det skånske europæiske kontor. For som Daniel Persson fra Region Skåne påpegede, så har interreg projektet nemlig ikke kun været et videnskabeligt projekt, men også et statssamarbejdsprojekt.

På konferencen understregede Henrik C. Wegener, rektor på Københavns universitet, at det er essentielt at arbejde videre med de initiativer, som interreg projektet har påbegyndt, og at det er nødvendigt at få støtte hertil fra de nationale niveauer:
”Vores vigtigste opgave fremadrettet er at videreudvikler; den pipelinen af unge forskere, der kan finde ud af at bruge teknikerne på forskningsanlæggene; forskningsmiljøerne og interaktionen med erhvervslivet – som interreg projektet har været med til at sætte skub i. Vi skal kapacitetsopbygge, og det kræver både tålmodig og en vedholdende funding, som vi har brug for at vores politikere også tager ansvar for – og som universitetsinstitution er det vores ansvar at blive ved med at minde vores politikere om, hvorfor det er så vigtigt.”

If. Bo Smith, fra det danske forsknings- og uddannelsesministerie, er der på det danske nationale niveau stor opbakning til at arbejde videre med udviklingen og samarbejdet omkring forskningsanlæggene: ”For at få det maksimale ud af investeringerne i MAX IV og særligt ESS, er det nødvendigt, at vi fortsat arbejder sammen på tværs af landegrænserne”.

For Pia Kinhult, head of host states relations på ESS, er der slet ingen vej uden om at arbejde cross-border omkring forskningsanlæggene: ”I og med at ESS altid vil ligge i to lande, vil der altid skulle samarbejdes på tværs af de regionale grænser, og de fokusområder, der er blevet arbejdet omkring i interreg projektet, vil derfor også forblive centrale og relevante, og noget som skal fokuseres og arbejdes på fremadrettet”
Som Carl Albert Hjelmborn, direktør for det skånske europæiske kontor, fremhævede, så er det dog ikke kun i den regionale geografi mellem to nationer, at der skal samarbejdes omkring forskningsanlæggene: ”Der skal også samarbejdes mere på tværs af hele EU omkring forskningsanlæggene. Anlæggene skal åbne sig for en bredere anvenderskare, sådan så flere EU-lande for mulighed for og interesse i at anvende, investere og bidrage til ESS og MAX IV”.


Alla resultat från projektet, inklusive filmer och slutrapporter, kommer att läggas upp på www.scienceandsociety.eu
ESS & MAX IV: Cross Border Science and Society

MAX4ESSFUN

Välkomnande av internationella talanger

Regional leverantörsbas

Gränshinder

Internationell attraktionskraft

Slutkonference for International attraktionskraft og velkomst af internationale talenter

Den 16. august afholdt International attraktionskraft og velkomst af Internationale talenter en fælles afslutningsworkshop, hvor delprojekternes resultater blev præsenteret og fremadrettede initiativer drøftet. På dagen deltog repræsentanter fra både erhvervslivet og projektet.

International attraktionskraft – nøglebudskaber som gør regionen unik
På workshoppen præsenterede delprojektet international attraktionskraft det, de har arbejdet på de sidste tre år. Arbejdet har bestået i at udvikle materialer, der bl.a. inkluderer regionens value propositions til markedsføring af Greater Copenhagen regionen, og det unikke regionen har at byde på med udgangspunkt i forskningsfaciliteterne ESS og MAX IV. Materialet bliver anvendt som kernefortællingen om regionen i kommunikationen med virksomheder, man ønsker at tiltrække til regionen. De nøglebudskaber, som projektet gennem sit arbejde er nået frem til, der gør regionen unik, er for det første, at regionen er et viden-intensivt-økosystem med universiteter, der har kvalifikationerne til at anvende forskningsanlæggende; en verdensførende region inden for innovation; en region hvor MAX IV & ESS har hjemme; en region for skandinavisk kreativitet; og slutteligt en region for bæredygtighed, åbenhed, tillid og work-life-balance.

På slutkonferencen blev der vist en film, der opsummerede de unikke ting, som Greater Copenhagen og Southern Sweden har at tilbyde virksomheder særligt inden for innovation, materiale-, life- og food science: Gezim Kiseri fra Invest in Skåne beretter: ”når vi har vist filmen på udenlandske konferencer, har den med det samme skabt interesse og grundlag for gode snakke med repræsentanter fra udenlandske virksomheder”.

Velkomst af internationale talenter - Hvad har de arbejdet for, og hvad har projektet opnået
På workshoppen præsenterede delprojektet velkomst af internationale talenter også, deres arbejde med at tiltrække og fastholde internationale talenter. Helt konkret har omdrejningspunktet for alt arbejdet inden for delprojektet centreret sig omkring at forbedre velkomstservicen, når man som internationalt talent kommer til Greater Copenhagen og det sydlige Sverige.

Samarbejdet mellem parterne i delprojektet International House Copenhagen og Invest in Skåne har været meget succesfuldt, og de har haft glæde af at dele mange erfaringer på tværs af sundet og i fællesskab udvikle nye koncepter.

Gennem en kortlægning af hvem nøgleinteressenterne er, og hvad der rør sig blandt ny tilflytterne, har det været muligt at udvikle et kick-start program, en tjekliste til internationale tilflyttere over alt, man har brug for at vide, inden man flytter til regionen og når de er bosat. Det drejer sig blandt andet om; talent kampagner, et forum for internationale talenter med 400 medlemmer på tværs af Sundet, arrangementer hvor omdrejningspunktet har været kulturelle elementer i de to regionen og meget andet.

Delprojektet afsluttede sit oplæg ved at vise én ud af fem film, de har fået produceret, der informerer ny tilflyttere om den region, de har bosat sig. De fem emner er; work-life-balance, karrieremuligheder inden for bl.a. IT of life-science, de grænseoverskridende muligheder på tværs af sundet i det to regioner og slutteligt diverse velkomst services i regionen.

Har initiativerne virket?
På workshopsne var der også inviteret en ekstern konsulent (Peter Pärtel-Peeter, Future place leadership), der præsenterede sin analyse af de initiativer, som delprojektet Velkomst af internationale har sat i gang, og hvad der fremadrettet bør arbejdes på, hvis regionen skal styrke tiltrækningen og fastholdelsen af internationale talenter. Analysen viste, at det netop er services til internationale talenter, som projektet er lykkedes med, der tiltrækker og fastholder talenterne. Yderligere pegede undersøgelsen på, at det har stor betydning, at virksomhederne bliver gjort bevidste om, at det kan betale sig at ansætte internationale talenter. Derfor er det meget vigtigt netop at have de services, som International House i København og International Citizens Hub i Lund tilbyder. Rapporten peger dog på, at der skal investeres mere i initiativet på svensk side, så det matcher udbuddet af services på den danske side af Greater Copenhagen regionen.

Dagen blev rundet af med en diskussions-workshop om hvordan vi kan arbejde videre resultaterne og de gode erfaringer fra begge del-projekter.

Summerschool in Århus 

The MAX4ESSFUN summer school “Data collection and structure determination in macromolecular crystallography” was held in late August 2017 and in July 2018 with very similar course content and with 24 and 20 participants, respectively. Both years a site visit to the MX beamlines at the Petra III synchrotron was included as a central component in the course. They encompassed 4-5 h of lectures each morning followed by 4-5 h of practical computer exercises in the afternoon. Alignment between the morning lectures and the afternoon exercises was accomplished by having the invited speakers arranging the exercises as well such that a full day was dedicated to a well defined topic in macromolecular crystallography. The six major topics treated each years was data collection and processing, anomalous scattering and experimental phasing, neutron crystallography, hands-on-data collection at Petra III, industrial usage of crystal structures (2017: protein therapeutics and small molecules, 2018: Fragment based drug design in industry and academia) and molecular replacement, and finally refinement of macromolecular structures.

Participants at both courses were PhD students and postdocs from the all the institutions participating in the MAX4ESSFUN project, but there were also at both courses young scientists with their primary affiliation in industry. The two courses had a wealth of dedicated speakers coming from all over Europe and the US, and many of the speakers stayed for several days during course. Special thanks should be given to Esko Oksanen from ESS for single handed arranging the neutron crystallography day both years and to Monika Budayova-Spano and Peter Moody for their contributions both years to the NMX day. Also, Alexandre Urzhumtsev from IGBMC Illkirch and Robert Nicholls from MRC both years organized a perfect closing day for the summer course focused on refinement of macromolecular structures.

The two summer schools were both extremely well evaluated by the participants in the online surveys conducted shortly after each course and consideration of minor issues raised in the 2017 evaluation were used to improve the course in the 2018 version. Very valuable knowledge has been gathered by the organizers that may be a convenient starting point for similar summer schools within institutions covered by the MAX4ESSFUN project.

Photo of the Sandbjerg palace, where the summer school was held

Välbesökt workshop om AI i Lund

Under projektets sista dagar organiserade delprojektet Regional leverantörsbas en workshop med rubriken ”Artificial Intelligence for Future Production Systems”. Målet var att skapa samarbeten mellan ESS, andra forskningsanläggningar, universitet och företag inom artificiell intelligens och användning av AI för att styra anläggningen och därigenom erbjuda en hög tillgänglighet för användarna.

Intresset var mycket stort – hela 135 deltagare närvarade. De fick ta del av en rad presentationer från ledande experter från universitet, forskningsinstitut och representanter från ABB, Volvo och Mobilaris som berättade om hur dessa företag använder AI inom produktionsområdet. Speciellt intresse väckte forskaren Filippo Tilaro från CERN som berättade om hur AI där används för att styra CERNs gigantiska partikelaccelerator och den amerikanske forskare och entreprenören Leo R Dalesio som är hjärnan bakom styrsystemet Epics som kommer att användas av ESS.

Dagen avslutades med det kanske mest uppskattade inslaget, nämligen rundabordssamtal, där deltagarna gavs möjlighet att diskutera med experterna kring sina utmaningar inom artificiell intelligens för styrning av tillverkning. Här fick alla möjlighet att ställa frågor och diskutera sina projekt och de olika idéer de haft med sig eller fångat upp under dagen.

Young Scientists in MAX4ESSFUN: Monica Jane Emerson


Monica has a degree in Telecommunications Engineering from Spain. Through the Erasmus exchange programme Monica spent the last year of her master programme at DTU in Denmark where she also wrote her master thesis. During her master thesis on detection of foreign objects in food, she got to know the Image analysis group from DTU Compute which she is working together with today at her PhD.


Software to study energy technology materials
In her PhD, Monica is using X-ray tomography to scan materials reinforced with fibres at a micro scale, where individual fibres are distinguishable. Primarily, Monica is studying materials used in wind turbine blades such as glass and carbon fibre reinforced polymers. She is trying to characterise these materials to better understand their behaviour at the macro-scale, which is highly determined by their internal structure. In the process of understanding these materials and the fibres inside the materials, Monica mainly focuses on the maths, statistics and computer science – when all the required images are acquired with X-rays, Monica analyses them.

Monica has already gained some valuable insights about the materials she is studying. When the fibres are compressed, the fibres first bend and then break and Monica’s study shows that is it possible to predict in which direction the material will break. This knowledge is quite useful when producing new and stronger materials with a prolonged lifetime.

The MAX4ESSFUN project – fibre composition on a broader scale
In her MAX4ESSFUN project Monica was collaborating with her co-supervisor, Leif Asp, from Chalmers University of Technology. The collaboration with Leif gave Monica and her group the opportunity to study fibre composites at a broader scale, where fibres are arranged in bundles. The reason for this is, that Leif and the other scientists from the Chalmers team is interested in the fibre composition on a broader scale where the fibres are grouped in blocks of fibres. Studying the fibres on microscale and on a broader scale give different information about the materials and both things are important.

Additionally, in the MAX4ESSFUN project Monica was studying similar fibre arrangements and materials as in her PhD but focusing on samples under load. In particular, she analysed a time-lapse X-ray image sequence of a glass fibre composite loaded in compression. Her software made it possible to measure and document each step of the fibre structure in 3D and follow the very small and sudden micro-structural changes when the material is under load.

X-ray tomography is essential to study very fast and sudden micro-structural changes
Monica and her collaborators have performed scientific experiments at the synchrotron X-ray facilities in Grenoble and Switzerland. For Monica’s kind of study, Synchrotrons are essential because the technique makes it possible to see very fast changes in high resolution which is not possible in an X-ray laboratory set-up: “X-ray tomography can provide great insights about the materials behaviour under load – with high-speed imaging it is possible to observe the very fast and sudden micro-structural changes in 3D”.

The synchrotron technique makes it possible to scan and document the structural changes which happen when a sample is affected by external forces, similar to the ones which would happen in reality. Monica explains: “It is possible to change the environment where the sample lives, to change the temperature, compress the sample and then scan it while the structure changes. In particular we followed fibre bending under compression loading”.

Though MAX4ESSFUN Monica’s Software is being further promoted
Due to the MAX4ESSFUN programme, Monica has met young scientists from Chalmers university and scientists from the industry, which she otherwise would not have been in contact with. According to Monica, the collaboration with Chalmers can result in an expansion of her software tool; it is now also applicable on fibres at a broader scale. Furthermore, the network has also been useful in the way that Monica’s software is being promoted in Sweden. Finally, the MAX4ESSFUN program has contributed to broadening the knowledge about ESS and MAX IV and what kind of research the facilities make possible: “I think it is very important to have cross-country and cross-regional collaboration in general. The Interreg collaboration has definitely meant that our software solution is now used by more scientists outside of Denmark. Furthermore, the Interreg project has also broadened the knowledge about the research facilities, what the possibilities are at the facilities and how the techniques available can contribute to better and more efficient science”.

New materials to study
Monica has been offered to continue her research in the same field. If Monica continues her research and the study of microstructures of materials with X-rays, she wants to study other types of samples, e.g. food, to study how and why the food loses properties if it is boiled or frozen, or biological and medical tissues, to better understand the functioning of our body.


Read full interview on www.scienceandsociety.eu
Short facts

Name: Monica Jane Emerson
University: Technical University of Denmark (DTU)
Experiment: Investigating formation of kink-bands in fibre composites using ultrafast micro-tomography and image analysis
Supervisor: Vedrana Andersen, DTU
Co-supervisor: Leif Asp, Chalmers University of Technology


MAX4ESSFUN experiment database
Månedens partner: Projektledelsen
 

Det sidste portræt i nyhedsbrevet er et interview med den centrale projektledelse. Jeg har spurgt ind til, hvad der er gået godt og hvilken læring, der kan overføres til fremtidige projekter. Alle giver udtryk for at være utrolig glade for og stolte over projektet. Læs med og hør hvorfor.
 
Motivation og entusiasme
Eskil Mårtensson og Jakob Øster har i Region Skåne og Region Hovedstaden siddet med det overordnede ansvar for hele projektet og fortæller:
 
”Det har varit enormt lärorikt att vara projektledare för detta spännande projekt. Och jag är verkligen imponerad över alla duktiga personer jag fått samarbeta med.” Fortæller Eskil og Jakob supplerer; ”Vores fokus har været hele tiden at holde dampen oppe og alle aktiviteter i gang. Det handler om, at få alle til at føle sig som en del af projektet, og at hver enkelt organisation kan se, at projektet bidrager med noget væsentligt til dem.”

Tre vigtige indsatsområder
Både interreg og alle omkring projektet roser den centrale projektledelsesgruppe. Eskil og Jakob er enige om, at projektledelsen skal opbygge rammer for et tæt og godt samarbejde og fremhæver for eksempel de faste møder. Eskil fortæller at: ”En nyckel har varit våra projektledningsmöten. Vi har haft dem en gång i veckan, ibland på Skype, ibland som fysiska möten, men vi har haft våra avstämningar oavsett hur upptagna vi varit. Då har vi lyft alla aktuella spörsmål, och jag tror det varit avgörande för att hela tiden hålla igång alla delar. Och våra månadsmöten i Koordineringsgruppen har också varit enormt viktiga för att skapa helhet och synergi i projektet.”
 
Jakob fortsætter, Hvis man skal koge det ned til tre ting, så vil jeg fremhæve vigtigheden af at have:
1) En t
æt og positiv dialog med alle projektpartnere.
2) En fælles bevidsthed blandt alle interne og eksterne stakeholdere om, at projektet er en væsentlig platform for koordinering af den samlede indsats ift. ESS og MAX IV og
3) At gøre de administrative opgaver så overskuelige for partnerne som muligt – hvilket i praksis betyder, at man skal opbygge overskuelige og ensartede rutiner for afrapporteringer.
 
En projektleder er kun så god som folkene i projektet
Eskil og Jakob er også enige om, at projektets succes afspejler de mange entusiastiske mennesker, der har kørt det hele. ”Det har verkligen varit en förmån att ha ett så kvalificerat projektteam, för det är ju tillsammans med duktiga medarbetare, som man kan fungera riktigt bra som projektledare.” Siger Eskil og fortsætter ”Jag är särskilt glad och stolt över det fina samarbete och den tillit som vi skapat i projektet. Vi som regional organisation har utvecklat en mycket närmare relation till universiteten och vi har byggt upp en värdefull grund för framtida samarbeten – vi har verkligen lärt oss av varandra.

Projektet skal leve hos de alle partnere
En afgørende del af et stort projekt handler om kommunikation, og hvordan man sikrer, at projektet når ud til og får liv hos den enkelte partner. Thomas Nilsson har haft det overordnede ansvar for projektets kommunikation, og han fortæller, at ”det viktigaste för mig har paradoxalt nog varit att inte låta själva projektet ta för mycket plats i kommunikationen. Många projekt lägger ned mycket resurser på att marknadsföra projektet. För mig har det viktigaste varit att projektets olika partners har känt ägarskap över projektet och de har därför varit de bästa kommunikationskanalerna.”

En vigtig del af kommunikationsstrategien har altså været, at ansvaret ikke skulle ejes centralt, men leve decentralt. Thomas fortæller; ”skälet till att bygga kommunikationen på att projektpartners förmåga att äga projektet har varit det långsiktiga fokuset på att låta projektets resultat leva längre än själva projektet. Oftast stängs ett projekts hemsida ned efter projektets slut, och sedan finns inte resultaten kvar någonstans. Även om detta projekts hemsida kommer att leva vidare några år till, och resultaten finnas tillgängliga där, kommer resultaten även leva vidare i de olika organisationernas verksamhet på många olika sätt i framtiden.”

En ambitiøs ansøgning
Kristina Sandberg Hrbinic har arbejdet som projektsekretær i Region Skåne og været med siden ideen til projektet opstod. Jeg spurgte hende, hvordan, hun synes, at projektet er lykkedes, hvis man kigger på de forventninger, der var, før vi gik i gang?

”Det var lite nervöst att lämna in en ansökan där vi gjorde anspråk på hela 9,5 miljoner euro av Interreg-programmets budget. Det har inneburit ett stort ansvar och en stor förväntan naturligtvis på konkreta resultat. Jag är väldigt glad och stolt över att alla arbetat så målinriktat genom hela projektet och att pengarna har kommit till användning inom så många olika områden. Inte minst inom MAX4ESSFUN där ca 190 unga forskare fått möjlighet att lära sig använda teknikerna vid ESS och MAX IV. Jag känner att projektet har gjort en skillnad i regionen och banat vägen för många nya samarbeten,” fortæller Kristina.

Koblingen til del-projekterne
Anna Hjerresen Schuppli har siden november 2018 været tilknyttet projektledelsen i både MAXIVESSFUN og den tværgående projektledelse i Region Hovedstaden. Hun har stået for alt fra at arrangere konferencer, til at sikre det økonomiske overblik og skrive forskerartikler. Jeg spurgte hende, hvordan hun har oplevet, at del-projektet og den tværgående projektledelse har spillet sammen.

”Det har været en stor arbejdsmæssig fordel både at sidde som projektkoordinator på MAX4ESSFUN og som projektsekretær på den strategiske platform. Den dobbelte rolle har gjort det let at afstemme diverse tiltag og forstå den større sammenhæng, de indgik i – og det har muliggjort en konstant opfølgning på og kommunikation omkring indfrielsen af projekternes aktiviteter og målsætninger.” Fortæller Anna og fortsætter ”Yderligere har det vist sig utrolig nyttigt i planlægningen og eksekveringen af diverse events som for eksempel Folkemødet på Bornholm, hvor vi har kunne trække på indsigter og kolleger fra begge arbejdspakker.”

Næste skridt HALOS
Louise Svensson har vikarieret som projektsekretær det sidste års tid i projektet og har blandt meget andet udviklet tankerne på kommende samarbejde med Hamburg. Louise fortæller: ”Det har varit särskilt kul att fått ha vara med på ett hörn i den nya projektansökan HALOS tillsammans med universiteten i vårt nuvarande projekt och Hamburg. Eftersom jag inte var med i framskrivningen av vårt nuvarande projekt, har jag fått tillfälle att ta del av den processen i projektarbete också och fått bättre insyn i hur det fungerar med EU-programmen. Att universiteten vill fortsätta arbeta med MAX4ESSFUN-modellen är även ett fint betyg för att det jobb vi gjort tidigare har varit värdefullt!”

Styr på økonomien
Især Interreg-kontoret, men også universiteterne og projektledelsen fremhæver den økonomiske kompleksitet i at drive Interreg projekter. Der har ikke været problemer med økonomien undervejs i ESS & MAX IV: Cross Border Science and Society, som Eva Paulin fra Region Skåne har haft det øverste ansvar for. Hun fortæller om kompleksiteten, at: ”Ett så pass stort och omfattande projekt ställer förstås extra stora krav på att rutinerna kring den ekonomiska rapporteringen fungerar. Det gäller att alla i rapporteringskedjan förstår sin roll i projektet och ansvarar för sin leverans. Om någon partner stöter på problem och blir försenad, får det konsekvenser för hela projektet.”

En personlig sag
Eva fremhæver den personlige kontakt som afgørende og fortæller: ”När projektet blivit beviljat började jag med att ringa runt till var och en av de ekonomiska kontaktpersonerna hos alla de svenska partnerna. Vi har tagit fram specifika manualer för projektet (på svenska, danska och engelska) och hållit informationsmöten i ”lagom” stora grupper för att nå fram till alla. Kontakterna behöver löpande hållas vid liv genom hela projektperioden. Dels dyker det upp nya frågor om rapporteringarna efterhand som projektverksamheten tar fart, dels byts personer ut i de olika rollerna och behöver läras upp från början.”

Økonomisk opfølgning over sundet
De danske parter har meldt ind til Morten Jørgensen, som har siddet på Region Hovedstaden og det samarbejde har også være utrolig vigtigt, fortæller Eva. ”En viktig del har varit att från början involvera koordinerande partner på danska sidan. Det har varit en förutsättning för projektet och en trygghet för mig att min ”kollega” Morten på Region Hovedstaden har ansvarat för kontakterna med de danska partnerna och PWC. Även om vi i projektet i stort har främjat samarbetet mellan länderna och dialog på våra olika skandinaviska språk, tror jag att det har underlättat att vi undvikit språkbarriärer i detaljfrågor om rapporteringarna med partnerna. Morten och jag är förstås också bättre insatta i vilka lagar och regler som gäller för löner och redovisning i det egna landet.”

Det umulige er muligt
Eva fortæller, at mange var bekymrede for om det kunne lykkes at få styr på økonomien i et så komplekst projekt. Hun fortæller, at det var en stor glæde at få den første rapportering ind til tiden: ”Projektets storlek och komplexitet gjorde att det fanns nog de som undrade om det faktiskt skulle vara möjligt att lyckas ro det i hamn. Ur mitt perspektiv som projektets huvudekonom var det därmed med extra stor stolthet som vi fick alla projektpartners med på banan och lyckades få in första ansökan om utbetalning innan dead-line. Det visar att det som kan verka nästan omöjligt faktiskt går, om man bara har tillräckligt med engagemang, samarbete och ihärdighet!”

Vi lader Eva’s ord være de sidste fra den centrale projektledelse. Mange flere ord om hvor glade og stolte de er kunne skrives. Summen af de forskellige snakke til dette interview er, at de alle har følt det som et privilegium at få lov til at være med. At alle har været glade for, at det fælles arbejde over sundet har sikret, at projektet er lykkedes med at nå alle projektmålene og at de, hvis de fik muligheden, ville gøre det med stor fornøjelse en anden gang.

Tekst: Solveig Hvidtfeldt Larsen